Werkplekleren 1
Bij de opstart van het werkplekleren is het vooral belangrijk dat de student zijn plaats vindt binnen de organisatie en de nodige kennis van het bedrijf (missie, visie, waarden, …) verwerft. Tijdens deze kennismakingsfase ligt de focus zeer sterk op de juiste attitude en passende klantgerichte communicatie bij het uitvoeren van eenvoudige taken. Geleidelijk aan zal de student meer taken uitvoeren, steeds met de nodige begeleiding vanuit de werkplek. Activiteiten en taken voor de eerste 12 dagen:
- Onthaal en kennismaking met de collega’s
- Kennismaking kantoorsoftware
- Leren klantgericht communiceren
- Gegevens verzamelen en controleren volgens de richtlijnen (attesten, onkosten, ziekte, verlof, …)
- Vacatures leren kennen, zoeken naar geschikte kandidaten en een telefonische screening voeren.
Kortom krijgt de student een aantal eigen taken met een focus op HR, dit kan binnen rekrutering en selectie zijn, onthaal, opleidingen of payroll. De student krijgt een zicht op hoe een typische werkdag eruitziet voor een HR-medewerker.
Bij Werkplekleren 1 ligt de focus op de leerattitude van de student, waarbij de student initiatief neemt om zich te integreren in het team en de organisatie. De student leert communiceren met collega’s en maakt kennis met de soorten gesprekken binnen HR. De taken die de student krijgt toegewezen, worden goed opgevolgd. Hierbij krijgt de student nog de nodige begeleiding om prioriteiten te bepalen, meestal is er een dagelijkse afstemmoment waarop de taken worden doorgegeven. In werkplekleren 2 verwachten we dat de student hierin groeit en mits begeleiding leert welke prioriteiten er zijn op de werkplek.
Tot slot dagen we de student al vanaf werkplekleren 1 uit om na te denken over de eigen sterktes en ontwikkelpunten, waarbij omgaan met feedback essentieel is. De student toont vanaf de eerste dag dat er vertrouwelijk wordt omgegaan met de verkregen informatie en handelt telkens in de belangen van de organisatie.
Dit kadert onder volgende competenties van de opleiding:
| LEERATTITUDE |
| De gegradueerde neemt initiatief om taken uit te voeren die eigen zijn aan het beroepsprofiel. |
| De gegradueerde handelt volgens de afspraken binnen de organisatie. |
| De gegradueerde heeft een professionele attitude en voorkomen. |
| COMMUNICATIE |
| De gegradueerde communiceert mondeling met diverse stakeholders. |
| De gegradueerde communiceert schriftelijk met diverse stakeholders. |
| De gegradueerde voert gesprekken binnen de HR-cyclus. |
| De gegradueerde gebruikt digitale communicatiemiddelen voor zowel interne als externe communicatie. |
| PLANNING EN ORGANISATIE |
| De gegradueerde voert het takenpakket systematisch en efficiënt uit. |
| De gegradueerde stelt prioriteiten in de uitvoering van zijn takenpakket. |
| De gegradueerde signaleert problemen om tot een oplossing te komen. |
| TEAMGERICHTHEID |
| De gegradueerde werkt samen in teamverband. |
| De gegradueerde waakt over een diverse en inclusieve aanpak in alle HR processen. |
| PROFESSIONALISERING EN ZELFREFLECTIE |
| De gegradueerde gaat aan de slag met zijn sterktes, zwaktes en lacunes. |
| De gegradueerde staat open voor feedback. |
| De gegradueerde volgt HR trends op. |
| DEONTOLOGISCH HANDELEN EN VERANTWOORDELIJKHEIDSZIN |
| De gegradueerde volgt de procedures aangaande vertrouwelijke informatie. |
| De gegradueerde denkt mee hoe iedere medewerker duurzaam inzetbaar kan zijn. |
| De gegradueerde handelt in de belangen van de organisatie. |
Werkplekleren 2
In werkplekleren 2 krijgt de student een eigen takenpakket. In vergelijking met werkplekleren 1 zijn dit iets complexere taken en verwachten we dat de student sommige taken in steeds toenemende mate zelfstandig uitvoert.
Naarmate het persoonlijk groeitraject van de student vordert, zowel op de werkplek als doorheen de opleiding binnen VIVES, kan dit uitgebreid worden met taken met een hogere complexiteit waarbij volgende zaken aan bod kunnen komen:
- Administratieve ondersteuning
- Opzoekingen doen om dossiers te vervolledigen
- Aangifte DIMONA
- Vragen beantwoorden over het personeelsdossier
- Ondersteunen bij activiteiten rond instroom
- Nieuwe medewerkers onthalen
- Ondersteunen bij selectie
- Opnemen contacten met externe partners
- Deelname jobevents
- Ondersteunen bij het payroll-proces
- Opleidingen administratief ondersteunen of uitwerken
- Meewerken aan HR-projecten
- …
In werkplekleren 2 wordt er verwacht dat de student eerder genoemde taken in steeds toenemende mate zelfstandig uitvoert. De student ondersteunt bij concrete HR-activiteiten: aanwerven, selecteren, onthalen, informeren, organiseren van opleidingen tot voorbereiden van ontslag. Hierbij ondersteunt de student bij de HR-administratie en volgt de wetgeving waar nodig op. Tot slot kan de student ook meehelpen aan HR gerelateerde projecten, in de uitwerking van tools of procedures (bv. aanpassingen arbeidsreglement en/of policy ’s, opleidingstool updaten,…)
De complexiteit van de taken wordt met andere woorden terug opgedreven, hierbij komen volgende competenties extra aan bod:
| OPERATIONELE ORGANISATIE VAN INSTROOM, UITSTROOM EN DOORSTROOM |
| De gegradueerde organiseert wervings- en selectieprocessen. |
| De gegradueerde verwelkomt nieuwe werknemers volgens een onthaalprocedure. |
| De gegradueerde informeert werknemers over procedures, regels en arbeidsvoorwaarden. |
| ADMINISTRATIEVE EN WETTELIJKE OPVOLGING HR PROCESSEN IN MEERDERE TALEN |
| De gegradueerde volgt de wettelijke verplichtingen binnen de HR-cyclus op. |
| De gegradueerde voert de nodige administratieve taken uit binnen de HR-cyclus. |
| De gegradueerde raadpleegt verschillende informatiebronnen en HR-documenten indien nodig in een andere taal. |
| UITWERKEN PROCEDURES EN TOOLS VOOR HR-PROCESSEN |
| De gegradueerde ondersteunt in de uitwerking van tools en/of procedures voor instroom, doorstroom en uitstroom. |
| De gegradueerde voert HR- procedures uit die gericht zijn op alle medewerkers binnen de organisatie. |
Belangrijk: voor de studenten die in academiejaar 26-27 in hun tweede fase zitten, mogen werkplekleren 3 vergelijken met de competenties van werkplekleren 2 en vervolgens de competenties van werkplekleren 4 vergelijken met deze van werkplekleren 3. Dit academiejaar is namelijk een overgangsjaar. Vanaf 27-28 zullen er slechts drie vakken gebonden zijn aan het werkplekleren (1, 2 en 3).
Werkplekleren 3
In het derde en laatste onderdeel van werkplekleren wordt er verwacht dat de student een eigen takenpakket heeft, dat volledig zelfstandig kan uitgevoerd worden. De complexiteit van de taken worden verder opgedreven alsook de soorten taken.
De student krijgt met andere woorden eindverantwoordelijkheid over een bepaald project of enkele acties en formuleert hierbij verbetervoorstellen in lijn met eigen talenten en interesses.
We verwachten van de student dat er nu ook taken bijkomen die gerelateerd zijn aan volgende competenties:
| KWALITEITSBEWUST WERKEN EN FORMULEREN VERBETERVOORSTELLEN |
| De gegradueerde ondersteunt de leidinggevende bij verbeterprocessen. |
| De gegradueerde formuleert verbetervoorstellen, ten aanzien van het HR-proces, aan de leidinggevende. |
| ANALYTISCH DENKEN EN OVERZICHT HOUDEN |
| De gegradueerde analyseert HR-gegevens. |
| De gegradueerde beoordeelt, in het kader van een duurzaam personeelsbeleid, de bijdrage van iedere actie. |
Tijdens werkplekleren drie schrijft de student een graduaatsproef, dat gericht is op de werkplek. In het eerste deel brengt de student de Employee Journey in kaart van de werkplek. De student maakt een analyse van welke stappen er binnen de werkplek worden gezet tussen het uitschrijven van een vacature en het eventuele uitzwaaien van een medewerker.
Het eindresultaat van het eerste deel is een poster op A3-formaat waarop de Employee Journey van de organisatie zeer volledig wordt voorgesteld én afgebeeld.
Voor het tweede deel van de graduaatsproef richt de student de focus op één stap binnen deze Employee Journey. De student maakt zelf de keuze welke stap hij/zij verder wenst uit te werken én gaat hierover in dialoog met de werkplek. De student staat hierbij open voor suggesties van de werkplek, indien men hier een voorkeur naar voor schuift om de focus op een specifieke stap te leggen. Dit kan het uitwerken van een procedure zijn die nog niet bestaat, zoals bv. een onthaalbeleid voor studenten of een project uitwerken dat aan vernieuwing of verbetering toe is (bv. welzijnsbeleid aanpassen en uitwerken zodat het voldoet aan de nieuwe wetgeving).
Als eerste brengt de student dit proces volledig én gedetailleerd in kaart. De student doet een kwantitatieve of een kwalitatieve bevraging bij het personeel (gelinkt aan de competentie analytisch denken en overzicht houden). Vervolgens ontwikkelt de student één (of meerdere) procedure(s) of identificeert een verbeterpunt of een tekort en werkt een oplossing of actie uit (gericht op de competentie kwaliteitsbewust werken en formuleren van verbetervoorstellen).
Op het einde van het tweede deel stelt de student zijn praktijkproject voor aan de hand van een presentatie. De jury is samengesteld uit minimum drie personen: de VIVES-begeleider, de werkplekmentor en eventueel de coördinator van de opleiding of een collega-docent.